Waarom mensen hun afspraken niet nakomen

Loop jij er ook wel eens tegenaan dat bepaalde personen telkens hun afspraken niet nakomen of veel te laat zijn met hun acties? Vaak hoor je dan het excuus: ‘Ik was zo druk, ik ben er niet aan toegekomen’ of ‘Er kwam een spoedklus tussendoor’ of ‘Ik heb je mail niet ontvangen’ of ‘O, dan heb ik je verkeerd begrepen’ of  ‘Ik wacht nog op antwoord van een ander’.

Het wordt pas echt vervelend als je pas op het laatste moment hoort dat het allemaal niet gelukt is en je daarmee zelf in de problemen komt. Hoe komt het toch dat je er bij de één telkens achteraan moet, terwijl je er bij de ander blindelings op kan vertrouwen dat het goed komt?

Mijn ervaring is dat het bijna nooit kwade wil is, maar vaak te maken heeft met:

Moeite hebben met zelforganisatie
Het lastig vinden om overzicht te houden over al de taken en vaak te weinig tijd inschatten voor een klus. De mailbox zit vol met onafgewerkte mail en open eindjes. De taken niet inplannen en pas in actie komen als de deadline nadert. Snel afgeleid zijn door andere leuke dingen. Het gevoel hebben dat je geleefd wordt, maar naar buiten toe de indruk wekken dat alles onder controle is.

Geen NEE kunnen zeggen
Bang zijn om met een ‘nee’ de ander te kwetsen of boos te maken. Vinden dat er een goede reden moet zijn om ‘nee’ te zeggen.  Het zelf ook heel vervelend vinden als iemand op zo’n moment ‘nee’ zegt. Een groot verantwoordelijkheidsgevoel hebben en het iedereen graag naar de zin willen maken. Vereert voelen met de vraag van de ander, maar daardoor zelf in de problemen komen.

Wat kun je hiermee als collega of leidinggevende?
Maak bespreekbaar wat je ziet! Geef aan dat je niet verwacht dat de ander alles kan, maar dat je het onacceptabel vindt als dingen niet tijdig gecommuniceerd worden. Wees duidelijk in wat je van elkaar verwacht en waar de grenzen liggen.

Een aantal tips bij het maken van afspraken:

• Bespreken:
  Bespreek wat, hoe, waar en wanneer het moet gebeuren. Is het duidelijk voor beiden? Leg uit waarom het moet gebeuren, wat het belang is en de mogelijke gevolgen van een te late actie.
• Afspreken:
  Afspraken maak je samen. Heb je commitment? Is het realistisch? Is het concreet? Wanneer informeer je elkaar?
• Aanspreken:
  Spreek elkaar aan als het nodig is. Geef zelf het goede voorbeeld. Voorkom een bedrijfscultuur waar afspraken vrijblijvend zijn.
• Uitspreken:
  Spreek uit wat goed gaat en wat beter moet. Durf jezelf daarbij kwetsbaar op te stellen. En de belangrijkste: Geef een compliment en bedank de ander!

Wil je meer weten over het maken van heldere afspraken in een team of over hoe je de organisatie van je eigen werk kunt verbeteren?  Neem dan contact op, ik help u graag op weg.